Kein Recht zur Verweigerung einer DSGVO-Auskunft wegen unverhältnismäßigen Aufwands

Am 14. Januar 2025 hat der Bundesfinanzhof in seinem Urteil, Fallnummer IX R 25/22, einen wichtigen Grundsatz in der Anwendung der Datenschutzgrundverordnung bestätigt. Die Behörde darf den Anspruch auf Auskunft nach Artikel 15 der DSGVO nicht allein mit dem Hinweis auf einen unverhältnismäßigen Aufwand zur Datenzusammenstellung ablehnen. Dieser Entscheid stärkt das Auskunftsrecht der betroffenen Personen und wirkt sich nachhaltig auf Behörden und Unternehmen aus.

Hintergrund des Falls

In dem zugrunde liegenden Verfahren ging es um den Anspruch eines Vorstandsmitglieds einer Aktiengesellschaft, das zugleich an einer atypisch stillen Gesellschaft beteiligt war. Der Kläger forderte umfassende Informationen über sämtliche personenbezogene Daten, die vom Finanzamt verarbeitet werden, in Ausübung seines Auskunftsrechts gemäß Artikel 15 der DSGVO.

Obwohl das Finanzamt bereits Übersichten, wie Grunddaten, Bescheiddaten sowie elektronische Daten, übermittelte, empfand der Kläger diese Angaben als unvollständig. Er kritisierte insbesondere, dass die Behörde die Herausgabe weiterer relevanter Informationen, beispielsweise zu automatisierten Entscheidungsfindungen, verweigerte. Außerdem machte der Kläger geltend, dass der Verweis auf einen angeblich unverhältnismäßigem Aufwand zur Zusammenstellung der Daten keine rechtliche Grundlage zur Ablehnung des Auskunftsanspruchs bilde.

Entscheidungsgründe des Bundesfinanzhofs

Der Bundesfinanzhof fasste in seinem Urteil drei wesentliche Grundsätze zusammen:

1. Unverhältnismäßigem Aufwand als Ablehnungsgrund:
   Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass die verantwortliche Stelle den Auskunftsanspruch nicht allein damit begründen darf, dass die Zusammenstellung der Daten einen unverhältnismäßigem Aufwand verursache. Die DSGVO enthält keine Bestimmung, die es erlaubt, das Auskunftsrecht der betroffenen Person aufgrund organisatorischer oder logistischer Herausforderungen einzuschränken.
2. Exzessivität der Anfrage:
   Eine Anfrage wird nicht automatisch als exzessiv bewertet, wenn sie in sachlicher oder zeitlicher Hinsicht nicht eingeschränkt wird. Das umfassende Recht auf Auskunft soll der betroffenen Person jederzeit einen vollständigen Überblick über die verarbeiteten personenbezogenen Daten ermöglichen.
3. Erfüllung des Auskunftsanspruchs:
   Der Auskunftsanspruch gilt als erfüllt, wenn die Angaben der verantwortlichen Stelle, beispielsweise in Form von Übersichten oder Kopien, den gesamten Umfang der verarbeiteten Daten wiedergeben, wie es dem erklärten Willen des Auskunftsschuldners entspricht. Der Bundesfinanzhof machte deutlich, dass die reine Möglichkeit zur Akteneinsicht nicht gleichzusetzen sei mit der dauerhaften Bereitstellung von Kopien aller relevanten personenbezogenen Daten.

Mit diesen Feststellungen hob der Bundesfinanzhof das Urteil des Thüringer Finanzgerichts auf und verwies den Fall zur erneuten Verhandlung an dieses Gericht. Dabei wurde betont, dass die Möglichkeit zur Akteneinsicht nicht ausreiche, um dem Informationsbedarf der betroffenen Person vollumfänglich gerecht zu werden.

Bedeutung für die Praxis

Das Urteil hat weitreichende Konsequenzen:

• Stärkung des Auskunftsrechts:
  Behörden und Unternehmen können nicht länger pauschal argumentieren, dass eine umfassende Datenauskunft aufgrund eines unverhältnismäßigen Aufwands nicht möglich sei. Das Recht auf Auskunft wird damit gestärkt und die Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten erhöht.
• Anpassung interner Prozesse:
  Verantwortliche Stellen sollten ihre internen Abläufe so organisieren, dass auch komplexe Auskunftsanfragen zügig und vollständig bearbeitet werden können. Eine differenzierte Prüfung des tatsächlichen Aufwands ist dabei erforderlich.
• Unterscheidung zwischen Akteneinsicht und Kopienübermittlung:
  Das Urteil unterstreicht, dass das Auskunftsrecht, insbesondere die Bereitstellung von Kopien im Sinne von Artikel 15 Absatz 3 der DSGVO, einen anderen Anspruch darstellt als die reine Akteneinsicht. Letztere bietet nur einen temporären Einblick, während die Übermittlung von Kopien den dauerhaften Zugang zu den verarbeiteten Daten ermöglicht.

Fazit

Mit dem Urteil vom 14.01.2025, Fallnummer IX R 25/22, setzt der Bundesfinanzhof ein deutliches Signal. Das Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 der DSGVO ist ein zentrales Betroffenenrecht, das nicht durch bloße organisatorische Herausforderungen eingeschränkt werden darf. Behörden und Unternehmen sind künftig gefordert, auch bei umfangreichen Auskunftsanfragen den gesetzlichen Vorgaben vollumfänglich nachzukommen. Dieser Entscheid wird zu mehr Transparenz und einer Stärkung der Datenschutzrechte in der Praxis führen.